Наша команда работает на рынке юридических услуг с 1999 года.
 8 (499) 678-82-05, 8 (499) 248-43-038 (499) 248-50-90
.

Хранение документов после ликвидации организации – обязанность и ответственность

  • Среда, Окт 26 2011

Ликвидация организации занимает много времени и проходит ряд сложных процедур, все они сопровождаются обязательным документальным оформлением. Одним из вопросов, требующих разрешения  является вопрос о хранении документов после ликвидации организации. Ряд документов, подлежат  длительному хранению вне  зависимости  от формы ликвидации:

- добровольная  ликвидация по решению собственников,
- ликвидация по причине банкротства,
- ликвидация по решению суда,

Это документы по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее - Кадровые документы).   Кадровые документы – это документы, подтверждающие  стаж работы  и выплаты по заработной плате сотрудникам, когда либо,  трудившимся в ликвидируемой организации.

В состав кадровых документов входят следующие документы:

√    Приказы о приеме и увольнении
√    Расчетные ведомости
√    Расчетно-платежные ведомости
√    Трудовые договоры

Хранение кадровых  документов после ликвидации  служит  источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или  муниципальные архивы,  принимающих такие документы на хранение.   Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что  не имеют площадей для хранения новых поступлений, и  приходиться ждать  пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек. Конечно,  если организация находиться в большом городе, то возможно в нем окажутся и другие архивы, которые также принимают кадровые документы на хранение.  Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным,  НО комплектование, оформление, сшивание,  составление исторических справок, т.е. подготовка документов   к передаче в архив – дело недешевое.

И каждый руководитель или собственник  решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых  документов на хранение.

Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года.  В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных  страховых   взносах по всем работникам   уже находятся в  Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение  собственного стажа и полученных в предыдущие годы  выплат.

Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года,  и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию  либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована).  Тогда для руководителя ликвидируемой организации  на весах оказывается вопрос: что делать? Сдавать или не сдавать документы в архив. Выбирать приходиться между   достаточно большими затратами  на передачу кадровых документов на хранение (в большей степени это касается крупных организаций с числом сотрудников  более 50 чел.)  и интересом работников, которые верой и правдой трудились на благо общего дела.  Этот вопрос не имеет стандартного  ответа. Каждая организация индивидуальна.

Необходимо отметить, что ответственность за хранение документов в законодательстве прописана не четко. Две статьи в КОАП 13.20 и 13.25 касаются  хранения документов в период деятельности организации. Что же  касается уже ликвидированной  организации, то и привлекать  по большому счету некого – юридическое лицо уже не существует, и должностное лицо (руководитель или ликвидатор) соответственно тоже.

Кроме кадровых документов, с которыми мы уже разобрались, существует   очень много  прочей документации организации.  Разделим ее на три группы:

√    Учредительные документы
√    Налоговая и бухгалтерская отчетность,  отчетность во внебюджетные фонды
√    Первичная бухгалтерская документация

Учредительные документы находятся в регистрирующем органе,  бухгалтерская  и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных  фондах ФСС или ПФР. Так что хранить их после получения  свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ  на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам.  Ответ на встречную проверку, подтвержденный документами,  – это в первую очередь подтверждение отношений с контрагентом для налогового органа, а для контрагента – это хорошие отношения с поставщиками и покупателями. Чтоб для бизнеса очень важно.

В случае,  если  по ликвидированной организации придет запрос на проведение встречной проверки, то налоговый орган ликвидированной организации  направит ответ в налоговый орган  контрагента, что организация уже ликвидирована.  В этом случае налоговый инспектор имеет право направить в налоговый орган по месту жительства  бывшего  руководителя организации поручение с просьбой опросить (читай допросить) последнего  в качестве свидетеля   на предмет отношений с конкретным контрагентом.   Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос  бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если,  по мнению руководства организации среди документов могут оказаться  те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном   или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения   разбирательств по делу.  
В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам. Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный  запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы.   
По правилу хранения документов,  подлежат хранению документы 5-ти летней давности. Если каждый год уничтожать соответствующие  документы, то через 5 лет  не должно остаться ни одного документа по ликвидированной организации.  Коммерческие архивы могут,  в том числе предоставить и такую услугу как уничтожение документов.

Прочитано 37404 раз
Оцените
(7 голосов)
{socbuttons}
Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии

  Социальный обмен

Наши услуги

Укладка ламината на пол. Быстрая укладка ламината своими руками видео. Укладка ламината по диагонали. Пробковое покрытие для пола. Качественная укладка пробкового пола. Пробковый пол плюсы и минусы. Смеси для выравнивания пола. Быстрое выравнивание бетонного пола. Выравнивание пола стоимость. Самоделки для дома. Лучшие самоделки для дома своими руками. Полезные самоделки для дома. Как обустроить кухню. Как обустроить маленькую кухню быстро. Как обустроить кухню фото. Как открыть свой магазин. Хочу открыть магазин с большим капиталом. Сколько стоит открыть магазин. Диван своими руками. Как сделать диван своими руками для дома. Диван своими руками чертежи. Дизайн маленькой кухни. Красивый дизайн интерьера кухни фото. Малогабаритные кухни дизайн.

Кто на сайте

Сейчас 48 гостей и ни одного зарегистрированного пользователя на сайте

Яндекс.Метрика