Ликвидационная комиссия (ликвидатор), а также конкурсный управляющий, в случае банкротства юридического лица, передают на хранение в государственный или муниципальный архив по месту регистрации юридического лица документы по личному составу общества, подлежащие обязательному бесплатному хранению в течение 75 лет:
- приказы о приеме и увольнении
- журнал регистрации приказов
- карточки по форме Т-2
- лицевые счета
- личные дела
- штатное расписание
- расчетные или расчетно-платежные ведомости.
В архиве составляется историческая справка, для которой требуются копии учредительных документов юридического лица и решение о ликвидации.
В архиве документы формируются по делам, одно дело составляет 200-250 листов. Стоимость архивных работ достаточно высока, в связи с большой трудоемкостью составления каждого дела, необходимостью составления подробной описи каждого документа. Стоимость оформления одного дела может составить от 1000 руб. до 1500 руб., в зависимости от количества и состава документов.
Первичные бухгалтерские документы, отчетность и иные документы, государственным архивом не принимаются. Однако, законом установлена обязанность руководителя по хранению документации юридического лица в течение 5 лет. В данном случае решение принимают собственники юридического лица, которые могут финансировать размещение документов в коммерческом архиве с оплатой хранения в течение 5 лет.
Коммерческие архивы, предоставляют возможность, обращаться к документам в любое время. НО не стоит забывать, что в случае, если в коммерческий архив, поступят официальные запросы правоохранительных органов, то коммерческий архив ОБЯЗАН предоставить им возможность ознакомления с документами юридического лица.
